Diese Allgemeinen Behandlungsbedingungen („ABB") gelten für die gesamte Dauer einer ambulanten Therapie/ Beratung („Behandlung") zwischen Rotter & Kolleg:innen, einem Angebot der Systemica Institut GmbH („Rotter & Kolleg:innen", „Systemica", „wir", „uns") und unseren Patient:innen/Klient:innen („Sie", „Ihnen"). Sie gelten für bestehende wie auch für künftige Behandlungen gleichermaßen, stets vorrangig vor abweichenden Bestimmungen.
Soweit möglich verwenden wir eine geschlechterneutrale Sprache. Falls dies nicht möglich ist oder sinnvoll erscheint, verwenden wir die weibliche und männliche Form. Es ist unser Anliegen, dass alle Texte verständlich und flüssig lesbar sind, daher bleibt eine geschlechterneutrale Sprache ein wachsender Prozess.
Ein Vertrag zwischen Ihnen und uns kommt konkludent, z. B. durch eine Terminvereinbarung, zustande – spätestens jedoch mit Ihrer Unterzeichnung des Behandlungsvertrags.
Die Kosten einer Behandlung werden wie folgt abgerechnet:
(1)
Für Privatkrankenversicherte erfolgt die Rechnungsstellung direkt an Sie. In diesem Fall rechnen Sie mit Ihrer Versicherung ab. Die Kosten der Psychotherapie durch Rotter & Kolleg:innen werden gemäß der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) sowie etwaiger konsentierter Abrechnungsempfehlungen zwischen der Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK), der Bundesärztekammer (BÄK), dem Verband der Privaten Krankenversicherung und den Beihilfestellen von Bund und Ländern abgerechnet.
(2)
Für sonstige Versicherungsverhältnisse (z. B. im Rahmen einer Heilfürsorge) erfolgt die Abrechnung über die separaten Kostenträger. Dabei kann es zu einer Zuzahlung durch Sie kommen. Wir informieren Sie im Voraus und treffen ggf. eine individuelle Honorarvereinbarung. Sollte die Heilfürsorge einer Abrechnung widersprechen, werden Ihnen die Behandlungskosten privat in vollem Umfang in Rechnung gestellt. Ihnen bleibt ausdrücklich die Möglichkeit, eine neue truppenärztliche Verordnung einzureichen oder auf die Heilfürsorge einzuwirken, damit die Kostendeckung sichergestellt ist.
(3)
Beratungs- und Therapieleistungen auf Selbstzahlerbasis (z. B. Paar- und Familientherapie) werden direkt an Sie berechnet. Die Kosten richten sich nach unserer individuell getroffenen Honorarvereinbarung.
Laufende Behandlungsverträge können jederzeit beendet werden. Die Verpflichtung zur Zahlung ausstehender Gebühren entfällt hierdurch nicht (z. B. für den Anamnesefragebogen über Psyscreen®, offene Behandlungskosten und das Ausfallhonorar).
Für Terminversäumnisse und kurzfristige Absagen weniger als 48 Stunden vor dem vereinbarten Termin stellen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von mindestens 120,00 € für Behandlungssitzungen, ggf. zzgl. MwSt. (maximal jedoch 80 % des entgangenen Honorars zzgl. MwSt.) in Rechnung. Das Ausfallhonorar wird nicht von Ihrer Versicherung oder einem anderen Kostenträger erstattet und muss von Ihnen getragen werden. Ihnen steht das Recht zu, nachzuweisen, dass uns kein Schaden entstanden ist.
(1)
Die Behandler:in unterliegt der Schweigepflicht und erteilt Dritten nur dann Auskunft, wenn Sie dies wünschen und die Behandler:in schriftlich von der Schweigepflicht entbinden.
(2)
Sie und Ihre Angehörigen verpflichten sich ihrerseits zur Verschwiegenheit über patienten- bzw. klientenbezogene Informationen, von denen Sie zufällig Kenntnis erhalten.
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Alle Einzelheiten zum Datenschutz entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzinformation in Verbindung mit unseren Datenschutzerklärungen, z. B. unter https://rotter-kollegen.de/datenschutz.
Zur effizienten Prozessgestaltung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend unserer Datenschutzinformation und Datenschutzbestimmungen, beispielsweise
(1)
im Rahmen unserer Abrechnung, insbesondere in unserem Praxisverwaltungssystem;
(2)
im Rahmen unseres Portals, insbesondere zur Aufnahme einer Behandlung sowie zur regelmäßigen Fragebogentestung mit unserer Plattform Psyscreen®;
(3)
sowie in unserer internen Dokumentationsplattform SysApp;
(4)
ferner können Ihre Daten zu Abrechnungszwecken Abrechnungsdienstleistern zur Verfügung gestellt werden.
Ihre Einwilligungen zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit (elektronisch) widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Ihre Einwilligungen – insbesondere zur Fragebogentestung/Psyscreen® und zu diagnostischen Daten sowie zum Ausfallhonorar – sind Voraussetzung für Ihre Behandlung. Alle Informationen dazu finden Sie in unserer Datenschutzinformation.
Die Datenschutzinformation sowie Ihre jeweiligen Einwilligungen zur Datenverarbeitung werden wesentlicher Bestandteil des Behandlungsvertrags.
Systemica unterstützt die wissenschaftliche Psychotherapieforschung. Dies kann sowohl eigene Forschungsprojekte als auch Kooperationen mit anderen Forschungseinrichtungen umfassen. Hierbei werden die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere Artikel 89 Absatz 1 DSGVO, berücksichtigt.
Weitergegebene Daten enthalten keine personenidentifizierenden Angaben, sondern anonymisierte numerische Werte (z. B. Alter = 33, Geschlecht = männlich, DRAS1 = 3, DRAS2 = 4, …) und zugehörige Diagnosen (z. B. F33.1), die im Rahmen der Behandlung durch die Therapeut:in festgelegt wurden. Ziel ist u. a. die wissenschaftliche Weiterentwicklung der von uns genutzten Fragebögen.
Bei Minderjährigen muss in der Regel das Einverständnis beider Elternteile vorliegen. Mit Ihrem Einverständnis zum Beginn der Behandlung als Sorgeberechtigte akzeptieren Sie diese Allgemeinen Behandlungsbedingungen. Grundsätzlich obliegt es den Sorgeberechtigten, die Pflichten der Patient:in/Klient:in aus dem Behandlungsvertrag zu erfüllen und deren Rechte, insbesondere nach dem Patientenrechtegesetz (§ 630a bis § 630h BGB), wahrzunehmen.
Die Anlagen „Allgemeine Informationen zur Behandlung" und die „Vergütungsvereinbarung" sind fester Vertragsbestandteil dieser Allgemeinen Behandlungsbedingungen. Nebenabreden und Änderungen eines Vertrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform nach § 126 BGB. Auf dieses Erfordernis kann nur schriftlich verzichtet werden.
Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieser Allgemeinen Behandlungsbedingungen unwirksam sein oder in Zukunft unwirksam werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Beide Parteien verpflichten sich, unwirksame Regelungen oder Regelungslücken durch zulässige Regelungen zu ersetzen, welche Sinn und Zweck sowie dem wirtschaftlichen Interesse beider Vertragsteile möglichst nahekommen.
Die Parteien sind sich darüber einig, dass für alle Behandlungen jeweils die Regelungen in den vorstehenden Allgemeinen Behandlungsbedingungen gelten.
Systemica Institut GmbH
Stand August 2025